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Unser IT-Blog

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Teams und Videokonferenztools

Microsoft 365

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Produktivität steigern

durch ein ordentliches Vorlagensystem

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Einführung neuer Software

Migrationsprozesse

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IT-Erfahrung seit 1986

Heike Hofert

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KeyUser im Unternehmen

5 Tipps

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Neuer Blogbeitrag

xxx

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Teams oder Zoom: Was soll ich kaufen?

Ich stelle die Frage mal anders: Soll ich mir ein Einzelbett oder ein Doppelbett kaufen? Sehr wahrscheinlich wundern Sie sich, was die erste Fragestellung mit der zweiten zu tun hat. Nichts! Aber wenn Sie sich ein Einzelbett kaufen wollen, vergleichen Sie auch unterschiedliche Einzelbetten miteinander und schauen sich keine Doppelbetten an. Stimmts? Genauso verhält es sich mit dem Vergleich von Teams und Zoom.

Zoom ist in erster Linie ein Videokonferenztool

und würde einem Einzelbett entsprechen. Teams ist in erster Linie eine Kollaborationsplattform, um Daten auszutauschen und, um gemeinsam an Daten zu arbeiten. Hier können auch Beiträge veröffentlicht werden, Videos geteilt und gechattet werden. Hier können viele Personen zu unterschiedlichen Zeiten und zu unterschiedlichen Bedingungen miteinander kommunizieren, was auch zeitgleich geschehen kann. Von der Einbindung einer Projektmanagementsoftware bis hin zu weit über 600 unterschiedlicher Apps, will ich gar nicht erst sprechen.

Bei Teams gibt es keine Begrenzung

von Moderatoren. Jede und jeder kann und darf moderieren. Auch kann die Zahl der Teilnehmenden 1000 weit überschreiten. Durch ein detailliertes Benachrichtigungssystem können Beteiligte in einem Team selbst bestimmen wie und wann sie informiert werden möchten. Auf die Möglichkeit Aufgaben automatisiert weiterzugeben, genehmigen zu lassen, in eine Liste zu integrieren und auch noch zu analysieren, kann ich gar nicht eingehen, weil Teams jetzt schon viel zu umfangreich ist.

Jetzt komme ich auf die Videokonferenz zurück, die in Teams integriert ist

Microsoft entwickelte im Jahr 2002 an einem Echtzeitkonferenz Server. In 2007 war es der OfficeCommunication-Server, dann wurder 2021 der Lync-Server draus. In 2011 wurde Skype der Instant-Messaging-Dienst von Microsoft aufgekauft und weiterentwickelt. In 2015 hieß es Skype for Business und im September 2017 wurde das Videokonferenztool in Microsoft-Teams integriert.

Somit dürfte klar werden, dass wenn Sie Teams mit einem Videokonferenztool vergleichen, Sie eigentlich nur einen Teil von Teams meinen. Im Klartext: Sie hätten sich ein Doppelbett gekauft, nutzen tun Sie aber nur ein Einzelbett.

Die Frage müsste also lauten:

Für welches Videokonferenztool wollen wir uns entscheiden: Zoom, WebEx, GoToMeeting, Team-Viewer, JoinMe, Big Blue Button usw.

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Wie können Sie Ihre Produktivität durch ein ordentliches Vorlagensystem steigern?

An dieser Stelle kommt oft die Antwort „Was haben unsere Vorlagen mit der Produktivität der Mitarbeiter:innen zu tun?“

Ich vergleiche das mal mit einer Bausstelle:

Stellen Sie sich mal vor Sie stünden vor Ihrem Firmenneubau und beobachten stolz das rege Treiben. Sie sehen, die Baummaschinen und Baugeräte, die sich alle jeweils an der genau richtigen Stelle befinden. Die Baukräne sind exakt platziert.

Doch was ist das?

Alle Bauarbeiter laufen wild durch die Gegend und sind scheinbar am suchen. Was suchen Sie blos, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen? Einer kommt nach langem Suchen mit einem Sack Mörtel zurück an seinen Arbeitsplatz, der andere hat seine Betonplatten mit einem Stapler gezielt aus einer Ecke am Ende der Baustelle abgeholt. Wieder ein anderer sucht und findet vereinzelt die Nägel, die er für seine Arbeit benötigt. Nun stellt er fest, dass die Nägel total verrostet und verbogen sind. Er beginnt damit, diese mit dem Schwingschleifer wieder auf Glanz zu polieren und richtet Nagel für Nagel.

Was denken Sie?

Welch ein Chaos – was das an Zeit verschlingt? Wer ist denn dafür verantwortlich? Das kostet am Ende mein Geld! Liege ich da irgendwie richtig?

Sie glauben so eine Baustelle hat nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun?

Die Realität sieht genauso in vielen Unternehmen aus:

Der Sack Mörtel steht stellvertretend für das Suchen, denn viele Vorlagen werden als ganz normale Dateien abgelegt und als Vorlagen bezeichnet.
Die Betonplatten stehen zwar für vorhandene Vorlagen, leider sind sie noch nicht optimiert, weil sie noch nicht richtig passen.
Die verrosteten und verbogenen Nägel stehen für uralte Vorlagen. Sie müssen erst mal überarbeitet werden, damit ein halbwegs gutes Ergebnis zustande kommt.

Trotzdem es aktuelle Vorlagen gibt, werden immer wieder alte Schreiben oder Präsentationen verwendet.

Warum ist das so, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen?

Weil die Inhalte bereits in den alten Dokumenten drin stecken. Viele Mitarbeiter:innen wissen gar nicht, wie man Inhalte in neue Vorlagen und Präsentationen übertragen kann.

Ohne ein ordentliches Vorlagenmanagement haben Sie viele Nachteile

Diese Prozesse des ständigen Suchens und ausbesserns spielen sich im stillen Kämmerlein ab. Für viele Unternehmen ist das einfach nicht offensichtlich. Zusammengefasst bedeutet das, dass

alte Vorlagen genutzt und
alte Logos eingebunden werden.
Präsentationen auf 16 zu 9 Format umgearbeitet,
Bildmaterial gesucht wird,
unterschiedliche Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Wissen über PowerPoint erstellen weitere Vorlagen.
Mitarbeiter:innen die nicht wissen, wie man an eine Präsentation herangeht nutzen PowerPoint Standard-Vorlagen.
Ungeübte Anwender:innen verändern die Standard-Vorlagen auch noch ab und dann sind diese noch nicht mal mehr barrierefrei.

Somit sind viele Mitarbeiter:innen oft völlig überfordert und andere toben sich regelrecht aus.

Das glauben Sie nicht?

Sie verwenden im Haus bereits Vorlagen und bei Ihnen ist das nicht so. Sind Sie sicher? Haben Sie das geprüft?

Im Vergleich

Sie investieren Zeit, Geld und Arbeit in Ihre Marke. Sie betreiben Werbung für Ihre Produkte und Dienstleistungen. Kund:innen sollen Ihre Produkte und Dienstleistungen sofort wieder erkennen. Doch warum geschieht nicht das gleiche intern bei Ihren Vorlagen und Ihren Präsentationen?

Ergebnis

Das Ergebnis sollte doch sein, dass Ihre Mitarbeiter:innen schnell und einfach auf ein bestehendes System zugreifen können. Wenn von jetzt auf eben mal ne Präsentation erstellt werden soll, sollten Ihre Mitarbeiter:innen sich auf die Inhalte konzentrieren und nicht darauf, was es noch an den Vorlagen zu optimieren gibt.

Ihre Mitarbeiter:innen präsentieren Ihrer Marke. Sie sind die Schnittstelle zu Kund:innen, Lieferant:innen, Teilhaber:innen und zeigen auf Social Media Plattformen für welches Unternehmen sie tätig sind. Sie sorgen dafür, dass Sie und somit Ihre Marke sichtbar wird.

Lösung und Prüfung

Eine mögliche Lösung wäre, dass eine Person in Ihrem Unternehmen sich ausschließlich um das gesamte Dokumentmanagementsystem sowie der Vorlagen kümmert. Hierzu sollte mal eine Prüfung erfolgen, um wie viele Dokumente es sich handelt und welche dringend aktualisiert werden müssen. Im Hinblick auf die Barrierefreiheit sollten diese ebenfalls geprüft werden, denn in vielen Firmen und Behörden in Deutschland ist das durch die BITV/2.0 schon Pflicht.

Somit sollte der/die dafür zuständige Mitarbeiter:in neben guten Word und PowerPoint Kenntnissen auch über Barrierfreiheits-Grundlagen verfügen. Sofern bestimmte Prozesse digitalisiert werden ist auch VBA-Wissen erforderlich. Eine zweite Lösung wäre, Sie sourcen diese Arbeiten einfach aus.

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Was passiert bei der Einführung neuer Software bzw. bei Migrationsprozessen?

Change Management: Zusatzarbeit – Überforderung – Frust – Angst

Mitarbeiter:innen Ihrer Personalabteilung bekommen jetzt zusätzliche Arbeit

Es wird verlangt, dass sie ihre eigenen Kolleg:innen für eine passende IT-Schulung einzustufen sollen. Auch sollen sie dafür sorgen, dass möglichst viele Inhalte während der Seminare vermittelt werden. Es entstehen inhomogene Gruppen. Als Folge müssen Sie sich auch mit Beschwerden IT-technisch versierterer Kolleg:innen auseinandersetzen, wenn versprochene Inhalte während des Seminars nicht vermittelt wurden. Zusätzlich sind sie noch verantwortlich dafür, dass Dokumentationen gedruckt und verteilt werden. Letztendlich schauen Sie, dass die Schulungsräume, die Technik als auch Getränke und Häppchen rechtzeitig vor Ort zur Verfügung stehen.

Ähnlich sieht es bei den Mitarbeitern Ihrer IT-Abteilung aus

Sie werden nun angehalten sich neben den technischen Prozessen mit den Problemen der Anwender:innen zu beschäftigen. Im Regelbetrieb kein Problem, bei einer Migration liegen aber oft die Nerven blank. Was für Mitarbeiter:innen in der IT-Abteilung völlig einfach in der Handhabung ist, sieht bei den Anwender:innen anderer Abteilungen ganz anders aus. Sie verstehen die schnellen und kurzen Erklärungen ihrer Kolleg:innen aus der IT nicht. In einigen Unternehmen werden Mitarbeiter aus der IT auch explizit beauftragt den Trainer:innen Vorgaben zu machen, was in einer Migrationsphase geschult werden soll. Für Mitarbeiter:innen in der IT-Abteilung ist der Umgang jeglicher Software bis ins hohe Alter gar kein Problem und so verwundert es nicht, dass die Anforderungen weit höher angesetzt werden als normale Anwender:innen leisten können. Es entsteht Frust und Abneigung.

Grob gesagt, gehören erklären, schulen und einfühlen in die Probleme der Kolleg:innen während einer Migrations- oder Einführungsphase schlichtweg nicht zum Job von IT-Mitarbeiter:innen. Sie wurden hierzu nie ausgebildet. So ein Migrationsprozess kann bei einem klein- bis mittelständigen Unternehmen bis 500 Mitarbeiter:innen gut ein bis zwei Jahre dauern. Diese Belastung wird oft unterschätzt und so habe ich viele kommen und gehen gesehen.

Was passiert jetzt bei Ihren Mitarbeiter:innen?

In einem Migrationsprozess oder schon bei der Einführung einer neuen Software kommt Panik auf. Sie fürchten ihre Arbeit zu verlieren, andererseits haben sie Angst vor Veränderungen. Sie sind unsicher, ob sie mit neuen Technologien gut zurechtkommen und ob sie dann ihre Arbeit noch wie gewohnt erledigen können. Es kommt die Erinnerung an frühere Zeiten, wo es lange gedauert hat, bis sie wieder mit der ein oder anderen Software zurecht gekommen sind. Das ruft direkt Blockaden auf, denn sie wissen jetzt schon, dass sie nicht wie gewohnt weiterarbeiten können. Im Vorfeld kommt schon schlechte Stimmung auf und diese verbreitet sich schnell.

Lösung

Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit ins Boot. Erklären Sie Ihnen, warum eine Umstrukturierung wichtig und notwendig ist. Zeigen Sie ihnen, dass Ihnen ihre Meinung und Ideen wichtig sind. Nicht nur die eigentliche hardware- oder softwaretechnische Migration kostet Geld. Auch die damit zusammenhängende Weiterbildung ist wichtig. Scheren Sie bitte auch nicht jung und alt über einen Kamm. Nicht alle älteren Mitarbeiter:innen können der Technik so schnell folgen wie junge Menschen. Fassen Sie kleine Gruppen zusammen und stimmen Sie die Themeninhalte gut ab. Expert:innen die sich viele Jahre damit beschäftigt haben und sich im Trainingsgeschäft gut auskennen können Ihnen hier schon bei der Vorbereitung mit Rat und Tat zur Seite stehen.

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Wie bin ich zu meinem Beruf gekommen?

Als ich mitte der 80er-Jahre mit der IT gestartet bin, gab es kaum ein Unternehmen, das PCs im Einsatz hatte. Mit dem C64 hatten wir damals rumgespielt und mit der Programmiersprache Basic hatten wir kleine Programme geschrieben. Besonders toll war dann, wenn das, was man programmierte, am Ende auch funktionierte. Ich war rundum begeistert und konnte mir sehr gut vorstellen, was man damit alles machen konnte.

Start in die Arbeitswelt

Als ich dann richtig in die Arbeitswelt gestartet bin, führten die ersten Unternehmen einzelne PCs ein. Meine Kolleg:innen in der Personalabteilung standen der Sache sehr skeptisch gegenüber und hatten eigentlich kein großes Interesse daran.

Mich brauchte man nicht mehr zu begeistern! Ich kannte schon das Textverarbeitungsprogramm WordStar2000 und Multiplan aus dem später Excel entstanden ist. Somit hatte ich schon ein wenig IT-Erfahrung sammeln können. Mein Ehrgeiz war gepackt und mein Hauptinteresse galt meinen Kolleg:innen. Ich wollte sie unbedingt von dem Gerät und den damit verbundenen Vorteilen überzeugen. Man muss wissen, dass wir damals alle unsere Serienbriefe noch mit einer IBM-Kugelkopf-Schreibmaschine geschrieben hatten. Jeder Fehler wurde also bestraft und wir mussten von vorn anfangen. Grund genug das jetzt zu ändern!

Berufung entdecken

Damals wie heute stand ich vor einem Changemanagement-Prozess. Ich wusste, es wird bei meinen Kolleg:innen nicht funktionieren denen einfach ein Gerät vor die Nase zu setzen und dann zu glauben, dass dieses Gerät sofort angenommen wurde. Es war zum einen die Angst etwas falsch zu machen und diese Angst war damals durchaus berechtigt. Zum anderen gab es aber auch die Hürde mit dem Umgang der Programme.

Für mich war klar, ich muss erst mal alle Probleme aus dem Weg räumen und alles so vorbereiten, dass meine Kolleg:innen sofort damit starten konnten. Mit kleinen Schritten habe ich dann begonnen unseren Schriftverkehr auf dem Gerät abzubilden. So haben sie den Bezug zu ihrer Arbeit erkannt und ich habe die Akzeptanz geschaffen. Dann habe ich die grundlegende Bedienung humorvoll, wie ich bin, erklärt. Das kam schon mal gut an und brach das Eis. Danach habe ich sie einfach spielen lassen und sie durften ihre ersten Produkte ausdrucken. Die Gesichter zu sehen, diese Entspanntheit und den völligen Verlust der Angst gab mir ein so gutes Gefühl. Und bis heute geht es mir so, wenn ich meinen Kunden und Kundinnen einen solchen Full-Service bieten darf.

Dann kam die alles entscheidende Aussage und Frage meiner Kollegin: „Mensch, du machst das so toll. Warum machst du das nicht zu Deinem Beruf?“ Irgendwie hatte ich das noch gar nicht auf dem Schirm, denn schließlich gab es einen solchen Beruf noch nicht. Dennoch besaß ich genug IT-Erfahrung und meine Kolleg:innen signalisierten mir ja bereits, dass meine Trainings gut ankamen.

Entscheidung Selbstständigkeit

Ich brauchte einfach diese Bestätigung und kurz danach wurde mir die Entscheidung mich von einer Personalsachbearbeiterin in Richtung Personalreferentin weiterzuentwickeln genommen. Ich erlebte meinen zweiten Sozialplan und wurde wie alle Mitarbeiter:innen, die weniger als 2 Jahre angestellt waren, mit einer Abfindung verabschiedet.

Am 14. Februar 1994 machte ich mich Selbstständig und habe es bis heute nicht bereut!

Ich kann nur alle, insbesondere Frauen, ermutigen in die IT einzusteigen. Hier wird es nie langweilig! Es kommt immer wieder was neues! Die Verbindung zur eigenen Berufserfahrung bildet so einen ganz neuen Beruf heraus. Diese Kenntnisse wird es so schnell nicht als Ausbildungsberuf geben, weil es eine individuelle Dienstleistung ist. Eine Dienstleistung, die andere auch brauchen könnten.

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Der LernCoach

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