Was passiert bei der Einführung neuer Software bzw. bei Migrationsprozessen?
Change Management: Zusatzarbeit – Überforderung – Frust – Angst
Mitarbeiter:innen Ihrer Personalabteilung bekommen jetzt zusätzliche Arbeit.
Es wird verlangt, dass sie ihre eigenen Kolleg:innen für eine passende IT-Schulung einzustufen sollen. Auch sollen sie dafür sorgen, dass möglichst viele Inhalte während der Seminare vermittelt werden. Es entstehen inhomogene Gruppen. Als Folge müssen Sie sich auch mit Beschwerden IT-technisch versierterer Kolleg:innen auseinandersetzen, wenn versprochene Inhalte während des Seminars nicht vermittelt wurden. Zusätzlich sind sie noch verantwortlich dafür, dass Dokumentationen gedruckt und verteilt werden. Letztendlich schauen Sie, dass die Schulungsräume, die Technik als auch Getränke und Häppchen rechtzeitig vor Ort zur Verfügung stehen.
Ähnlich sieht es bei den Mitarbeitern Ihrer IT-Abteilung aus.
Sie werden nun angehalten sich neben den technischen Prozessen mit den Problemen der Anwender:innen zu beschäftigen. Im Regelbetrieb kein Problem, bei einer Migration liegen aber oft die Nerven blank. Was für Mitarbeiter:innen in der IT-Abteilung völlig einfach in der Handhabung ist, sieht bei den Anwender:innen anderer Abteilungen ganz anders aus. Sie verstehen die schnellen und kurzen Erklärungen ihrer Kolleg:innen aus der IT nicht. In einigen Unternehmen werden Mitarbeiter aus der IT auch explizit beauftragt den Trainer:innen Vorgaben zu machen, was in einer Migrationsphase geschult werden soll. Für Mitarbeiter:innen in der IT-Abteilung ist der Umgang jeglicher Software bis ins hohe Alter gar kein Problem und so verwundert es nicht, dass die Anforderungen weit höher angesetzt werden als normale Anwender:innen leisten können. Es entsteht Frust und Abneigung.
Grob gesagt, gehören erklären, schulen und einfühlen in die Probleme der Kolleg:innen während einer Migrations- oder Einführungsphase schlichtweg nicht zum Job von IT-Mitarbeiter:innen. Sie wurden hierzu nie ausgebildet. So ein Migrationsprozess kann bei einem klein- bis mittelständigen Unternehmen bis 500 Mitarbeiter:innen gut ein bis zwei Jahre dauern. Diese Belastung wird oft unterschätzt und so habe ich viele kommen und gehen gesehen.
Was passiert jetzt bei Ihren Mitarbeiter:innen?
In einem Migrationsprozess oder schon bei der Einführung einer neuen Software kommt Panik auf. Sie fürchten ihre Arbeit zu verlieren, andererseits haben sie Angst vor Veränderungen. Sie sind unsicher, ob sie mit neuen Technologien gut zurechtkommen und ob sie dann ihre Arbeit noch wie gewohnt erledigen können. Es kommt die Erinnerung an frühere Zeiten, wo es lange gedauert hat, bis sie wieder mit der ein oder anderen Software zurecht gekommen sind. Das ruft direkt Blockaden auf, denn sie wissen jetzt schon, dass sie nicht wie gewohnt weiterarbeiten können. Im Vorfeld kommt schon schlechte Stimmung auf und diese verbreitet sich schnell.