5 Tipps für den richtigen Umgang mit KeyUsern

In den letzten Jahren hatte ich viel mit KeyUsern zu tun, die für mich als Ansprechpartner zur Verfügung standen. Wenn ich als Seminardozentin von Firmen engagiert wurde, bezogen sich meine Fragen vielfach nur auf die Inhalte einer Software. Wenn ich Trainings koordinieren, eine Ablaufstruktur aufzeigen oder auch Dokumentationen schreiben sollte, hatte ich ganz andere Fragen. Bei solchen Aufgaben musste ich die internen Abläufe verstehen. Diese Aufgaben fallen bei mir unter LernCoach-Aufgaben. Hier sind die Gespräche mit den Key-Usern sehr wichtig. Gerade individuell programmierte Software auf Basis von Microsoft CRM, besser bekannt als CRM Dynamics, musste ich verstehen. KeyUser sind für mich sehr wichtig, weil sie mir helfen eine Software leichter ins Unternehmen einführen zu können. Sie nehmen sich die Zeit für mich und erklären mir alles, was im Unternehmen wichtig ist zu beachten. Für das Unternehmen sind sie aber Gold wert. Sie tragen stark zum Erfolg bei, wenn es darum geht eine Software gezielt einzuführen. Sie erhalten von mir tiefgehendes Wissen. Damit sie besser abschätzen, ob das ein oder andere im Haus gebraucht wird. Sie verstehen tiefgehende Zusammenhänge und wissen, welche Anpassungen nötig sind.

Muss ein KeyUser ein Mitarbeiter aus der IT sein?

Nein, ganz im Gegenteil. KeyUser müssen sich nicht mit der Technik oder mit den dahinterliegenden administrativen Einstellungen auskennen. Wenn sie die Programme in der Anwendung verstehen und auch die Probleme mancher Programme und Anwender, die nicht immer zu 100 % auf das Unternehmen abgestimmt sind, dann ist das für mich Gold wert. Wenn KeyUser mir Fragen nennen können, die sie gestellt bekommen, dann ist das perfekt für mich. Dann ist mir sofort klar, was ich dokumentieren muss bzw. wo der Schwerpunkt der Schulung liegen muss.

TIPP No. 1: KeyUser muss passen!

Ernennen Sie nie einen Mitarbeiter zu einem KeyUser! Nur weil der oder die Kolleg:in oft Fragen beantwortet und sich gut mit dem PC auskennt, heißt das noch lange nicht, dass diese Person auch KeyUser sein möchte. Sprechen Sie mit Ihrer Mitarbeiterin und fragen Sie sie, ob sie das überhaupt möchte. Es gibt Menschen, die möchten nicht im Mittelpunkt stehen. Diese Menschen fühlen sich auch nicht wohl in der Rolle Trainer oder Trainerin. Sie möchten nicht lange recherchieren müssen für andere und dabei noch eine zusätzliche Servicerolle übernehmen. Vielleicht gibt es auch andere Gründe, die Sie vorher erfragen sollten.

TIPP No. 2: KeyUser Aufgaben erkennen!

Machen Sie sich und Ihrem zukünftigen KeyUser klar, welche Aufgaben bei so einer Rolle auf ihn oder sie zukommen werden. KeyUser müssen sich intensiver als andere mit der neuen Software beschäftigen. Sie müssen testen, recherchieren, ausprobieren und mit den jeweiligen Trainern bezüglich der Belegschaft und der Abläufe kommunizieren. Der KeyUser kennt die Abläufe im Haus sehr genau und kann so schon in die richtige Richtung lenken. Das kommt später Ihrer IT-Abteilung, dem Trainer und/oder der Organisatorin sehr zu gute. In manchen Fällen übernehmen aber auch KeyUser die Aufgaben der Schulungsorganisation zusätzlich. Bedenken Sie, dass dann das Tagesgeschäft dieser Person auf der Strecke bleibt. In der Regel sind diese KeyUser meist nur für den Zeitraum vor, während der Softwareumstellung und der Schulungen stark belastet. Nach den Schulungen wird das weniger, weil bis dahin schon viele Fragen geklärt sind. Gut 1-2 Monate später sollte der Arbeitsalltag eines KeyUsers wieder weitgehend normal verlaufen.

TIPP No. 3: KeyUser Zeit planen!

Vielen ist dieser zeitliche Aufwand nicht wirklich bewusst. In der Praxis habe ich erlebt, dass diese Personen mindestens 25 % aber vielfach gut die Hälfte ihrer gesamten Arbeitszeit dafür reservieren mussten. Einige waren anfangs noch entspannt, aber ihre eigentliche Arbeit konnten sie nur in den Abendstunden nachholen. Dabei wurden viele Fehler gemacht und einen zeitlichen Ausgleich haben sie auch nicht erhalten. So ist auch schon ein Projekt tatsächlich an der Überlastung eines KeyUsers gescheitert. Das muss aber nicht sein, wenn allen Beteiligten das klar ist und dies rechtzeitig kommuniziert wird.

TIPP No. 4: KeyUser ist Geld wert!

So wie die Zeit ist das auch mit dem Geld. Vom KeyUser wird Eigeninitiative gefordert und er oder sie muss sich plötzlich mit Themen beschäftigen, die eigentlich nicht zu dessen Berufsbild gehören. Vom Prinzip her wäre es aber genau die richtige Person, vielleicht weil sie immer so engagiert ist. Das bringt dem Unternehmen einen sehr großen Vorteil. So ein KeyUser kennt die internen Abläufe bereits und weiß, worauf es ankommt. So kann er oder sie das Projekt leicht steuern und mit externen Projektmitarbeiter:innen die Gespräche führen. Intern ist damit die Regelung klar und es müssen keine weiteren Experten teuer eingekauft werden. Das Geld sollte dann aber in irgendeiner Form und wenn als Sonderzahlung, beim KeyUser honoriert werden. In der Regel spart das Unternehmen dann immer noch.

TIPP No. 5: KeyUser Zusammenarbeit mit PowerUser!

In der Zusammenarbeit mit einem PowerUser, wie ich es bin, werden Fragen sehr viel konkreter. Z. B. frage ich schon mal: Warum haben Sie diese oder jene Software eingeführt, wenn Microsoft365 diese Inhalte bereits abdeckt? Oder ich stelle Fragen, die sich auf die zukünftige Arbeitsweise im Unternehmen beziehen. Ich frage nach Arbeitsabläufen und überlege mir, was für Sie gut passen könnte. Dann brauche ich einen KeyUser der offen für Neues ist. Das heißt nicht, dass alles passt, was ich vorschlage, aber in dem ein oder anderen Fall hat es schon dazu geführt, dass ich etwas mit dem KeyUser getestet hatte und er oder sie ganz begeistert danach waren. Gerade bei Microsoft 365 gibt es Möglichkeiten, Programme und Inhalte durch Workflows perfekt miteinander zu kombinieren. Auch hier können sich für das Unternehmen und die Mitarbeiter:innen viele zeitliche Vorteile ergeben. Vielfach müssen sich aber KeyUser bei der IT oder der Geschäftsleitung schlau machen und selbst nachfragen, ob das ein oder andere möglich ist oder nicht.

Fazit

Steht ein entspannter, fachkundiger KeyUser im Unternehmen zur Verfügung, dann macht die Zusammenarbeit sehr viel Spaß. Alles läuft strukturiert und soweit pünktlich ab. Wenn ich Fragen habe, bekomme ich zeitnah eine Antwort und kann sofort weiterarbeiten. Zusammen mit einem guten KeyUser kommen auch viele Ideen und Ablaufstrukturen zustande, die wir schon im Unternehmen haben einführen können und die bis heute Bestand haben.

Jetzt sehen Sie, warum aus Sicht einer externen Mitarbeiterin die Zusammenarbeit mit einem fachkundigen KeyUser aus Ihrem Unternehmen so wichtig ist.

Sprechen Sie mich gerne an, wenn Sie planen eine Software einzuführen und dabei einen KeyUser im Haus mit ins Boot nehmen wollen. Kostenlosen Gesprächstermin vereinbaren.