Wie können Sie Ihre Produktivität durch ein ordentliches Vorlagensystem steigern?

An dieser Stelle kommt oft die Antwort „Was haben unsere Vorlagen mit der Produktivität der Mitarbeiter:innen zu tun?“
Ich vergleiche das mal mit einer Bausstelle:
Stellen Sie sich mal vor Sie stünden vor Ihrem Firmenneubau und beobachten stolz das rege Treiben. Sie sehen, die Baummaschinen und Baugeräte, die sich alle jeweils an der genau richtigen Stelle befinden. Die Baukräne sind exakt platziert.

Doch was ist das?
Alle Bauarbeiter laufen wild durch die Gegend und sind scheinbar am suchen. Was suchen Sie blos, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen? Einer kommt nach langem Suchen mit einem Sack Mörtel zurück an seinen Arbeitsplatz, der andere hat seine Betonplatten mit einem Stapler gezielt aus einer Ecke am Ende der Baustelle abgeholt. Wieder ein anderer sucht und findet vereinzelt die Nägel, die er für seine Arbeit benötigt. Nun stellt er fest, dass die Nägel total verrostet und verbogen sind. Er beginnt damit, diese mit dem Schwingschleifer wieder auf Glanz zu polieren und richtet Nagel für Nagel.

Was denken Sie?
Welch ein Chaos – was das an Zeit verschlingt? Wer ist denn dafür verantwortlich? Das kostet am Ende mein Geld! Liege ich da irgendwie richtig?
Sie glauben so eine Baustelle hat nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun?

Die Realität sieht genauso in vielen Unternehmen aus:

• Der Sack Mörtel steht stellvertretend für das Suchen, denn viele Vorlagen werden als ganz normale Dateien abgelegt und als Vorlagen bezeichnet.
• Die Betonplatten stehen zwar für vorhandene Vorlagen, leider sind sie noch nicht optimiert, weil sie noch nicht richtig passen.
• Die verrosteten und verbogenen Nägel stehen für uralte Vorlagen. Sie müssen erst mal überarbeitet werden, damit ein halbwegs gutes Ergebnis zustande kommt.

Trotzdem es aktuelle Vorlagen gibt, werden immer wieder alte Schreiben oder Präsentationen verwendet.

Warum ist das so, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen? 
Weil die Inhalte bereits in den alten Dokumenten drin stecken. Viele Mitarbeiter:innen wissen gar nicht, wie man Inhalte in neue Vorlagen und Präsentationen übertragen kann.

Ohne ein ordentliches Vorlagenmanagement haben Sie viele Nachteile​

Diese Prozesse des ständigen Suchens und ausbesserns spielen sich im stillen Kämmerlein ab. Für viele Unternehmen ist das einfach nicht offensichtlich. Zusammengefasst bedeutet das, dass

1. alte Vorlagen genutzt und
2. alte Logos eingebunden werden.
3. Präsentationen auf 16 zu 9 Format umgearbeitet,
4. Bildmaterial gesucht wird,
5. unterschiedliche Mitarbeiter:innen mit unterschiedlichen Wissen über PowerPoint erstellen weitere Vorlagen.
6. Mitarbeiter:innen die nicht wissen, wie man an eine Präsentation herangeht nutzen PowerPoint Standard-Vorlagen.
7. Ungeübte Anwender:innen verändern die Standard-Vorlagen auch noch ab und dann sind diese noch nicht mal mehr barrierefrei.

Somit sind viele Mitarbeiter:innen oft völlig überfordert und andere toben sich regelrecht aus.

Das glauben Sie nicht?
Sie verwenden im Haus bereits Vorlagen und bei Ihnen ist das nicht so. Sind Sie sicher? Haben Sie das geprüft?

Im Vergleich

Sie investieren Zeit, Geld und Arbeit in Ihre Marke. Sie betreiben Werbung für Ihre Produkte und Dienstleistungen. Kund:innen sollen Ihre Produkte und Dienstleistungen sofort wieder erkennen. Doch warum geschieht nicht das gleiche intern bei Ihren Vorlagen und Ihren Präsentationen?

Ergebnis

Das Ergebnis sollte doch sein, dass Ihre Mitarbeiter:innen schnell und einfach auf ein bestehendes System zugreifen können. Wenn von jetzt auf eben mal ne Präsentation erstellt werden soll, sollten Ihre Mitarbeiter:innen sich auf die Inhalte konzentrieren und nicht darauf, was es noch an den Vorlagen zu optimieren gibt.

Ihre Mitarbeiter:innen präsentieren Ihrer Marke. Sie sind die Schnittstelle zu Kund:innen, Lieferant:innen, Teilhaber:innen und zeigen auf Social Media Plattformen für welches Unternehmen sie tätig sind. Sie sorgen dafür, dass Sie und somit Ihre Marke sichtbar wird.

Lösung und Prüfung

Eine mögliche Lösung wäre, dass eine Person in Ihrem Unternehmen sich ausschließlich um das gesamte Dokumentmanagementsystem sowie der Vorlagen kümmert. Hierzu sollte mal eine Prüfung erfolgen, um wie viele Dokumente es sich handelt und welche dringend aktualisiert werden müssen. Im Hinblick auf die Barrierefreiheit sollten diese ebenfalls geprüft werden, denn in vielen Firmen und Behörden in Deutschland ist das durch die BITV/2.0 schon Pflicht.
Somit sollte der/die dafür zuständige Mitarbeiter:in neben guten Word und PowerPoint Kenntnissen auch über Barrierfreiheits-Grundlagen verfügen. Sofern bestimmte Prozesse digitalisiert werden ist auch VBA-Wissen erforderlich. Eine zweite Lösung wäre, Sie sourcen diese Arbeiten einfach aus.